MINIT MESYUARAT EKSA ZON MATAHARI BIL 1/2022
TEMPAT : BILIK 4 JPL
TARIKH : 22.4.2022 @ 2.30 PM
KEHADIRAN:
AGENDA MESYUARAT :
Ucapan aluan Puan Pengerusi
Puan Pengerusi mengucapkan selamat datang kepada semua ahli mesyuarat yang hadir. Mesyuarat di Pengerusikan oleh Dr Chee.
Perkara berbangkit :
Aktiviti mingguan EKSA
Puan Pengerusi meminta maklumbalas perkembangan EKSA setiap unit.
Semua unit diingatkan menjalankan EKSA setiap hari jumaat sebelah petang.
Tindakan : Makluman Semua
Garispanduan EKSA
Garispanduan EKSA diteliti bersama dengan ahli mesyuarat.Dibentang oleh En Mohd Firdaus (AJK Induk)
Penekanan terhadap perlaksanaan amalan EKSA kepada 12 kategori :
Keperluan sudut EKSA
Keperluan fail induk, audit, latihan, promosi dan zon.
Ruang pejabat.
Ruang kerja dan bilik pegawai
Bahagian pengeluaran
Tempat penyimpanan / stor.
Tempat umum.
Kawasan persekitaran.
Keupayaan sumber manusia.
Keselamatan persekitaran.
Pembudayaan kreativiti dan inovasi.
Amalan hijau.
Tindakan : Makluman Semua
2.2.2 Keperluan sudut EKSA bagi setiap zon mesti dipenuhi.
Tindakan : Semua AJK
Ruang Pejabat
-Ruang pejabat mestilah berkeadaan baik, selamat dan disusun dengan
kemas.
-Susunan fail hendaklah teratur, mudah diperolehi, disimpan dan
bersistem. Contohnya fail boleh dicari dalam tempoh 30 saat.
-Pelan susunatur perlu disediakan.
-Kabinet fail perlu dilabelkan jenis dokumen dan dilatakkan indek.
-Fail disusun menegak dengan tetulang menghala ke atas.
-Disusun dengan kemas dan mengikut nombor siri.
-Sistem pergerakan fail perlu diwujudkan.
-Perlabelan tetulang fail mengandungi :
- logo kami sedia membantu
- Singkatan nama Jabatan, Bahagian, Cawangan/unit.
- Mempunyai garis pemisah antara unit dan logo KKM.
- Tajuk fail.
- Nombor susunan fail.
-Muka depan fail mengandungi :
- Logo Kami Sedia Membantu
- Nama unit / cawangan
- Tajuk
- Nama Jabatan/Bahagian
-Menggunakan jenis tulisan arial dan saiz mengikut kesesuaian fail.
-Penggunaan warna bagi setiap unit :
Semua Unit di Zon Matahari KK Kampar - Hijau
Tindakan : Makluman Semua
Hiasan Dalaman
- Semua hiasan dalaman mestilah bersesuaian dengan imej Jabatan.
- Tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan dikemaskini.
- Dinding yang kotor akibat kesan tampalan hendaklah dibersihkan.
- Penggunaan pokok hiasan adalah tidak digalakkan.
Tindakan : Makluman Semua
Tanda Arah
-Tanda arah mestilah diletakkan.
-Tanda penjimatan elektrik seperti “sila padamkan lampu selepas digunakan” hendaklah diletakkan di setiap suis.
-Setiap bilik yang digunakan hendaklah diletakkan tanda nama “person incharge”beserta gambar dan nombor untuk dihubungi.
Tindakan : Makluman Semua
Ruang kerja atau bilik pegawai:
-Laci paling atas dilabelkan “alat tulis”
-Laci tengah “dokumen”
-Laci bawah “peribadi”
Semua pegawai hendaklah patuh dengan laci yang dilabel.
Tindakan : Makluman Semua
Stor
-Pintu stor mestilah mempunyai tanda amaran “Dilarang masuk”
-Dalam stor
- Terdapat label /abjad bagi setiap barang
- Sistem rekod yang sesuai
- Tidak terdapat sampah atau sisa bahan.
-Cara penyimpanan barang dalam stor:
- Barang-barang disusun dengan kemas dan teratur.
- Disusun dengan sistem “FIFO”
- Ruang stor dibahagi mengikut kumpulan barang.
- Kad bin mestilah diletakkan bersama dengan barang.
-Pegawai yang bertanggungjawab menjaga stor hendaklah memastikan
kebersihan dalam stor sentiasa dijaga.
Tindakan : Makluman Semua
Lain- lain pekara :
Cadangan Hari Kitar Semula. Tarikh akan ditetapkan kemudian.
Gotong Royong Perdana. Tarikh akan ditetapkan kemudian.
Taklimat Pemurnian Semula/ Refressher. Tarikh ditetapkan semula.
Penutup
Mesyuarat ditangguhkan pada jam 4.30 pm. Puan Pengerusi mengucapkan ribuan terima kasih.
Pencatit Minit: Disahkan oleh:
……………… ………………..
(Fazilah Binti Mohamad Ibrahim) ( Dr Chee Sin Yee)